Электронная система документооборота.
На нашей организации встал вопрос о внедрении (наконец-то) сабжа.
А то ведь на дворе 2009-й год, а все документы - на бумажных носителях :(
Кто стыкался с сабжем? Какие системы можете порекоммендовать? Основное требование - наличие лицензии на ПО.
Кол-во клиентских машин - до 30. Хотя, если есть такая возможность, то хватит и одной - на сервер (все будут ходить ч/з терминал).
Есть на примете система ОПТИМА. Но хочется, чтобы была возможность выбора. Еще есть неплохая SugarCRM, но она оупенсорсная (на РНР писанная), соответственно гарантий нет никаких..
Буду рад любому материалу, особенно ссылками по сабжу.
очень отдалённо знаком (почти даже только по названиям) с ЕВФРАТ, НАУДОК -
http://www.google.ru/search?q=%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D1%8B+%D1%8D%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B3%D0%BE+%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%BE%D1%82%D0%B0&ie=utf-8&oe=utf-8&aq=t&rls=org.mozilla:ru:official&client=firefox-a тут куча
Может успокоятся? ;)
Может успокоятся? ;)
Да? а почему же? Ведь должно же быть наоборот!
В нашей конторе рассматривались все вышеозначенные системы и даже больше, но из за сложности с пониманием (юзерами) так и не пошли, в результате пришлось писать самому, и описывать все хотелки пользователей, в т.ч. и кнопку "Сделать п....то"
"я нажала кнопку, а оно как чота мне скажет O_o" и тд
я еще с самого начала предлагаю, чтобы сами писали, наб веб-интерфейсе..
Но они, мол: "надо сертифицированную, лицензионную, дабы потом было с кого спросить, а то ты если уйдешь от нас - то потом что нам делать?"
Но они, мол: "надо сертифицированную, лицензионную, дабы потом было с кого спросить, а то ты если уйдешь от нас - то потом что нам делать?"
что делать, что делать, отслеживать тебя со спутника и больно пинать... :D :D :D
скажи, что все будет опенсурс, другого наймут, он будет отвечать.
На нашей организации встал вопрос о внедрении (наконец-то) сабжа.
А то ведь на дворе 2009-й год, а все документы - на бумажных носителях :(
Неопределенно как-то. Нет конкретных требований к системе.
Все зависит от этих самых требований. Если нужно только, чтобы документы были легко доступноы, то можно тупо создать электронные копии бумажных документов и выложить их на внутреннем сервере предприятия (новые документы сразу сдавать с электронным дубликатом).
Тут все просто и никого не надо переучивать.
Если требуется, чтобы служебные записки передавались в электронном виде, а не разносила их специально обученная девочка, то это уже другая система.
Ну, если уж трубуется, чтобы сотрудник со своим документом не отлавливал 15 начальников ради подписей, бегая по многоэтажному зданию неделю, то это уже третья система.
и т.д.
В любом случае, можно проконсультироваться с бухгалтерами - они с такими системами больше всего работают (мое личное мнение).
В любом случае, можно проконсультироваться с бухгалтерами - они с такими системами больше всего работают (мое личное мнение).
Да, и кстати именно они являются основными потребителями бумаги. Ну, это если предприятие не является большим универмагом или крупным складом. У тех вся бумага на накладные и т.п. уходит...
В любом случае, бумажные копии документов будут. Ибо - автограф(подпись) и печать (круглая) ;)
В любом случае, можно проконсультироваться с бухгалтерами - они с такими системами больше всего работают (мое личное мнение).
Бухучет и документооборот с делопроизводством - две малопересекающиеся области
Может быть.
Но общее есть - там документы, тут документы, там электронная подпись, и тут, архив и т.п. То есть аналог присутствует, люди, пользующиеся им, тоже - есть что спросить.
Требования - регистрация карточек, документов, передача определенному человеку по резолюции, планирование, расписание, уведомления, веб-интерфейс, возможность импорта/экспорта (в ХМЛ желательно), удобно настраиваемые шаблоны, ну и.. цена.
В любом случае, можно проконсультироваться с бухгалтерами - они с такими системами больше всего работают (мое личное мнение).
Нее, они в 1Ске сидят и дела с документацией данного типа (приказы, законы, рассылки депутатами) не имеют.
Не всегда. У нас они мало печатают.. Ибо троговлей не занимается организация, лишь только внутренняя отчетность. Внешняя - через мыла/флешки.
В любом случае, бумажные копии документов будут. Ибо - автограф(подпись) и печать (круглая) ;)
Будет, но лишь первое время. Уже некоторые организации перешли на электронную подпись (ключом).
А на счет бумаги, видя, сколько ее используется сейчас - без системы документооборота, то большего ее расходования с системой оборота 100% не будет. А то для того, чтобы дать возможность работать над определенным документом человеку из соседнего кабинета/отдела - надо делать копию этого документа + кучу приложений.. Когда можно просто поставив рещолюцию - отправить документ автоматически в цифровом виде.
скажи, что все будет опенсурс, другого наймут, он будет отвечать.
Да не все так просто. против тех "умов" не попрешь особо.. Хотя на самом деле я же ЗА них. И за себя)
Короче, сертифицированная, не сертифицированная, лицензия, не лицензия, GPL или BSD.... Отвечать все равно - работнику АйТи (сисадмину, программеру....) - в данной ситуации - мне.
Самое интересное, что бумаги от этого не уменьшилось. И все тут было не из-за недостатков системы, а от головожопости ответственных за делопроизводсто на верху. Почти в каждом послании было примечание: " с досылкой на бумажном носителе". И плевать им было на электронную подпись и электронные носители. В итоге все к концу года своидлось к тому, что делопроизводитель просила нас (как мужчин) помочь ей вынести коробки с кучами бумаг в подвал.
Т.ч. прежде чем внедрять, нужно поставить ответственных перед фактом: зачем это нужно и к чему это приведет.
Про ЭЦП читал (вроде на баше) как секретарь вставляла в вордовский файл картинку с отсканированной подписью руководителя и это называлось "электронная подпись".
Самое интересное, что бумаги от этого не уменьшилось. И все тут было не из-за недостатков системы, а от головожопости ответственных за делопроизводсто на верху. Почти в каждом послании было примечание: " с досылкой на бумажном носителе". И плевать им было на электронную подпись и электронные носители. В итоге все к концу года своидлось к тому, что делопроизводитель просила нас (как мужчин) помочь ей вынести коробки с кучами бумаг в подвал.
Т.ч. прежде чем внедрять, нужно поставить ответственных перед фактом: зачем это нужно и к чему это приведет.
Про ЭЦП читал (вроде на баше) как секретарь вставляла в вордовский файл картинку с отсканированной подписью руководителя и это называлось "электронная подпись".
Целью системы документооборота не является уменьшение количества бумаги, это всего лишь следствие и некий бонус. Цель системы - обеспечить контроль за исполнением документов, дабы в любой момент, некий человек, ответственный за какой то участок работы, мог посмотреть где какой документ находится на исполнении, и в чем причина того что он там застрял. На бумажных носителях замучаешься искать и вычислять все даты кто и когда должен сделать определенные действия по документу, тогда как при автоматизации система сама это все считает и показывает.
Это я и ранее знал, но кому-то будет полезно.
Касательно самой темы хочется поумничать и дать пару советов.
Я бы порекомендовал не извращаться и поискать систему с интуитивно-пронятным и похожим на ранее используемое ПО интерфейсом. Как я уже описывал ранее - решение с Аутлуком упростило переход для делопроизводителей, которые узали этот клиент и ранее. ИМХО, если юзверю, никогда ранее не работавшему через Web-интерфейс, подсунуть такую систему, то сила сопротивления внедрению будет немаленькой.
Очень часто ИТ-спецы не считаются с интересами конечного пользователя, ссылаясь на такие показатели как: "круто", "рулез" и т.п.
Но это уже темя для флейма, который, я недеюсь, здесь не разгорится.
Придется кататься по других организациях для изучении, что там у них стоит.
Очень часто ИТ-спецы не считаются с интересами конечного пользователя, ссылаясь на такие показатели как: "круто", "рулез" и т.п.
Веб-интерфейс нужен потому, что есть надежды внедрить в дальнейшем бубунту.
А на счет пользователя, так его ж учить можно, а тут в основном молодой персонал.
Трудно представить себе пользователя незнакомого с однокласниками.ру например или вконтакте. Майл.ру тоже вроде не жалуется на отсуствие пользователей - саміе туповатые способны ее использовать. И ничего - вроде особого сопротивления не замечено :) зачем фантазировать? При желании конечно можно "подсунуть" - но это больше вопрос не в пользователях.
Ну шо да, то да. Хотя кое где встречаются тетеньки, не знакомые с этими работопожирателями.
З.Ы. В системе ЭДО обязательно надо предусматреть оценки за документы. Что бы разместить новый документ, надо послать СМС:)
Ага, а при написании резолюции в документе, сообщать адресата "вас отметили в документе".